재고수불부, 장부가 맞는지 확인하는 법
현재고 숫자는 결과이고, 수불부는 과정입니다. 재고가 안 맞을 때 현재고 화면을 아무리 봐도 답이 없습니다 — 답은 언제나 수불(입출고 이력)에 있습니다.
수불부 읽는 법 — 유형이 먼저입니다
모든 재고 변동은 유형이 있습니다: 기초이월 / 입고(구매) / 출고(판매) / 생산(소비·입고) / 이동(창고 간) / 조정(실사). 수불부를 유형별로 끊어 읽으면 "이 품목이 왜 줄었나"가 몇 분 안에 나옵니다. 유형 구분 없이 증감만 적힌 수불부는 일기장이지 장부가 아닙니다.
대사 — 수불 합계와 현재고가 같은가
기초 + 입고 합계 − 출고 합계 = 현재고. 이 항등식이 품목별로 성립하는지 확인하는 것이 대사입니다. 손으로 하면 품목 수만큼 반나절이 걸리므로, 시스템이 전 품목을 자동으로 대조하고 불일치만 보여줘야 합니다 — 볼테나의 재고원장정합검증이 그 화면입니다.
정합이 깨지는 3가지 원인
- 이월 이중집계기초이월을 등록해 놓고 전년도 수불도 합산하면 전년 실적이 두 번 들어갑니다. 이월 등록 품목은 이월 연도 이후만 합산해야 합니다.
- 시스템 밖 반출급해서 그냥 가져간 자재 — 장부에 없는 출고는 실사 때 감모로 나타납니다. 사후에라도 조정으로 남기는 습관이 정합을 지킵니다.
- 수정의 잔재문서를 수정·삭제할 때 수불이 함께 정리되지 않는 시스템은 유령 수불이 남습니다. 수정 시 기존 수불을 지우고 재작성하는 대칭 구조인지가 시스템 선정 기준입니다.
월말 루틴
① 정합검증 0건 확인 → ② 실사·조정 → ③ 결산. 순서가 바뀌면 — 정합이 깨진 채 실사하면 — 차이의 원인이 실물인지 장부인지 구분할 수 없게 됩니다.