재고가 안 맞기 시작하는 회사의 공통점 4가지
2026-08-12 · 재고 · 실사
재고가 안 맞는다는 말은 대개 "장부와 실물이 다르다"로 시작합니다. 그런데 안 맞기 시작하는 회사에는 공통점이 있고, 그 공통점은 재고가 아니라 일하는 순서에 있습니다.
1. 물건이 먼저 움직이고 기록이 나중에 따라간다
급한 출고를 먼저 내보내고 전표는 오후에, 혹은 다음 날 넣습니다. 하루치가 밀리는 것 자체는 큰 문제가 아닙니다. 문제는 밀린 동안 누군가 재고를 조회한다는 것입니다. 그 사람은 없는 재고를 있다고 보고 납기를 약속합니다.
이때 깨지는 것은 수량이 아니라 신뢰입니다. 한 번 "시스템 숫자는 못 믿는다"가 자리 잡으면 사람들은 전화로 창고에 물어보기 시작하고, 그때부터 시스템은 있으나 마나 한 것이 됩니다. 고치는 방법은 전표를 빨리 넣는 것이 아니라 순서를 뒤집는 것입니다 — 출고증이 나와야 물건이 나갑니다.
2. 창고가 하나라고 가정한다
실제로는 원자재 야적장, 공정 중간 적치, 출하 대기, 반품 보관, 외주처 지급분이 다 다른 자리에 있는데 시스템에는 창고가 하나입니다. 합계는 맞습니다. 다만 "지금 팔 수 있는 것이 얼마인지"에 답할 수 없습니다. 외주처에 나가 있는 자재와 지금 선반에 있는 자재가 같은 숫자 안에 섞여 있기 때문입니다.
창고를 잘게 나누는 것이 부담이라면 최소한 회사 밖에 나가 있는 것과 안에 있는 것만은 갈라야 합니다. 이 하나만 갈라도 "있다는데 없다"의 상당 부분이 사라집니다.
3. 조정을 조정으로 쓰지 않는다
숫자가 안 맞을 때 재고조정으로 맞춰 놓고 넘어갑니다. 조정 자체는 정상적인 기능입니다. 문제는 조정에 이유가 없을 때입니다. 이유 없는 조정이 쌓이면 다음 달에 또 안 맞고, 그때는 원인을 찾을 단서가 남아 있지 않습니다.
조정에는 항상 사유를 남깁니다 — 파손, 오출고 정정, 실사 차이, 계량 오차. 사유별로 모아 보면 어디서 새는지가 몇 달 안에 드러납니다. 조정은 덮는 도구가 아니라 재는 도구입니다.
4. 실사를 "맞추는 날"로 쓴다
일 년에 한 번 실사해서 장부를 실물에 맞춥니다. 그 순간 숫자는 맞습니다. 그리고 다음 날부터 다시 벌어집니다. 실사는 차이를 없애는 행사가 아니라 차이가 얼마나 벌어졌는지 재는 행사입니다.
차이율을 기록해 두고 다음 실사와 비교하면 그 사이에 한 개선이 효과가 있었는지 알 수 있습니다. 재고 정확도는 한 번에 올라가지 않습니다 — 움직임이 잦은 품목부터 순환 실사로 조금씩 올라갑니다.
안 맞는 것이 아니라 못 믿는 것
네 가지의 공통점은 수량이 아닙니다. 기록의 시차, 위치의 뭉뚱그림, 이유 없는 보정, 측정 없는 교정 — 전부 일하는 순서 문제입니다. 순서를 고치면 재고는 저절로 맞아 가고, 순서를 안 고치면 어떤 시스템을 넣어도 틀린 숫자를 더 빨리 보여 줄 뿐입니다.
지금 확인해 볼 네 가지
- 오늘 나간 출고가 오늘 안에 기록되는가
- 회사 밖에 나가 있는 재고가 사내 재고와 갈라져 있는가
- 지난달 재고조정에 사유가 빠짐없이 적혀 있는가
- 마지막 실사의 차이율을 지금 말할 수 있는가
네 가지 중 답이 막히는 것이 있다면 거기가 지금 새고 있는 자리입니다. 재고 시스템을 바꾸기 전에 그 하나부터 고치는 편이 빠릅니다.
더 자세히
이 글은 업무 순서를 정리한 것이고, 같은 주제를 항목별 레퍼런스로 정리한 문서가 따로 있습니다 — 재고실사 가이드. 볼테나에서 이 과정이 실제 화면으로 어떻게 돌아가는지는 데모에서 실입력으로 확인하실 수 있습니다.